Datenschutzerklärung des Skiclub Rüsselsheim 1971 e.V. im Sinne der DS-GVO
1. Verantwortlich für die Datenverarbeitung in dem Verein Skiclub Rüsselsheim 1971 e.V. ist dessen Vorstand, derzeit bestehend aus
dem Vorsitzenden Dieter Weidenbach (Telefon 06147-2206),
dem stellvertretenden Vorsitzenden Alexander Duscha (Telefon 06142-563925),
der Kassenwartin Irene Dotzel (Telefon 06142-210841),
der Sportwartin Anita Weiß (Telefon 06142-6036050) und
der Schriftführerin Christine Lutz (Telefon 06142 8330866)
Vereinsadresse: Walter-Flex-Str. 26, 65428 Rüsselsheim
E-Mail: skiclub@skiclub-ruesselsheim.de
2. Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende Mitgliederdaten auf: Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, E-Mail-Adresse, Telefonnummern (Festnetz, Mobil, Fax) Kontodaten, Sportbereich auf. Hinzu kommen insbesondere Ehrungen, Lizenz(en), Funktion(en) im Verein. Diese Informationen werden mit Hilfe des vereinseigenen EDV-Systems verarbeitet. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Unter „Verarbeitung von Daten“ werden z.B. folgende Vorgänge verstanden = Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Verwenden, Auslesen, Übermitteln, Verbreiten sowie Löschen von Daten. Vorgenannte Daten seiner Mitglieder nutzt und übermittelt der Verein zur Erfüllung der gemäß seiner Satzung zulässigen Zwecke und Aufgaben, beispielsweise im Rahmen der Mitgliederverwaltung einschließlich des Beitragseinzugs sowie der Durchführung seiner Aktivitäten, insbesondere zum Beispiel von Rad-, Wander-, Nordic Walking- und Skiausfahrten. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur, wenn dies erforderlich ist.
Diese personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Vorstandsmitglieder des Vereins sind im Rahmen geltender Beschlüsse des Vorstandes befugt, diese Daten des Mitglieds ausschließlich und alleine für Vereinszwecke auf privaten passwortgeschützten PCs zu verarbeiten. Das Mitglied stimmt dieser Art und Weise der Verarbeitung zu Diese Zustimmung ist jederzeit widerruflich durch schriftlichen Widerruf an den Vorstand.
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder, insbesondere persönliche Daten, werden von dem Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Durchführung und Förderung des Vereinszweckes nützlich sind (z.B. Speicherung von Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Kontodaten) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
3. Die in (2.) genannten Daten sind Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein und werden, wenn sie dem Verein diese Pflichtdaten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung im Sinne der DS-GVO zur Verfügung stellt. Die Mitglieder sind verpflichtet, Änderungen ihrer Daten mitzuteilen. Die Kommunikation im Verein (inclusive der Einladungen zur Mitgliederversammlung) erfolgt per E-Mail.
4. Als Mitglied des Landessportbundes und des Hessischen Skiverbandes ist der Verein verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten im Rahmen der jährlichen Bestandserhebung dorthin zu melden. Übermittelt werden Namen der Vorstandsmitglieder mit Funktion, Anschrift, Telefonnummern, Faxnummer und E-Mail- Adresse sowie gleichen Daten der Übungsleiter zwecks Lizenzerteilung/-verlängerungen.
5. Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb oder seinen Ausfahrten sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder in seinem Programmheft sowie auf seiner Homepage und übermittelt. Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien. Dies betrifft insbesondere die Teilnehmer bei sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen. Die Veröffentlichung/Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei auf Name, Vereinszugehörigkeit und Funktion im Verein.
6. In seinem Programmheft sowie auf seiner Homepage berichtet der Verein auch über Ehrungen und Geburtstage seiner Mitglieder. Hierbei werden Fotos von Mitgliedern und folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht: Name, Vereinszugehörigkeit und deren Dauer, Funktion im Verein und – soweit erforderlich – Alter, Geburtsjahrgang oder Geburtstag. Berichte über Ehrungen nebst Fotos darf der Verein.- unter Meldung von Name, Funktion im Verein, Vereinszugehörigkeit und deren Dauer.- auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien übermitteln. Dies dient der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins, ohne die er seine Satzungszwecke nicht erfüllen kann. Im Hinblick auf Ehrungen und Geburtstage kann das einzelne Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung/Übermittlung von Einzelfotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. Der Verein informiert das Mitglied rechtzeitig über eine beabsichtigte Veröffentlichung/Übermittlung in diesem Bereich und teilt hierbei auch mit, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann. Wird der Widerspruch fristgemäß ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung/Übermittlung. Anderenfalls entfernt der Verein Daten und Einzelfotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen/Übermittlungen.
Fotos einzelner Personen oder weitere Daten veröffentlicht/ermittelt der Verein nur mit Einwilligung der betroffenen Person.
7. Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form soweit an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder herausgegeben, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern (zum Beispiel Helferlisten). Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie der Liste gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden.
8. Durch ihre Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung dieser Satzung stimmen die Mitglieder der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten in dem vorgenannten Ausmaß und Umfang zu. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverwendung ist dem Verein nur erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.
9. Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über ihre gepeicherten personenbezogenen Daten. (Art. 15 DS-GVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 GS-DVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Diese Rechte können schriftlich oder per E-Mail bei den in 1. genannten Verantwortlichen geltend gemacht werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt
10. Beim Austritt, Ausschluss oder Tod des Mitglieds werden dessen personenbezogenen Daten nach 2 Jahren gelöscht und dann archiviert. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die Kassenverwaltung betreffend, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft durch den Vorstand aufbewahrt.
11. Scheidet ein Vorstandsmitglied oder Übungsleiter aus oder endet seine Funktion, so ist dieses/-r verpflichtet, im Sinne einer ordnungsgemäßen Amtsübergabe unverzüglich alle Mitgliederdaten dem amtierenden Vorstand zu übergeben und gegebenenfalls alle vorhandenen Kopien zu vernichten. Dies gilt für Daten auf Papier oder auf Datenträger.
12. Soweit Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass ein Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich, schriftlich oder per E-Mail an die in 1. genannten Verantwortlichen gesandt werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberü.
13. Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen der Hessische Datenschutzbeauftragte mit Sitz in Wiesbaden, Homepage; https://datenschutz.hessen.de/